Ab einer gewissen Anzahl an Mietobjekten werden Objektbuchhaltung und Nebenkostenabrechnungen zeitintensiv. Je nach Mieter- und Objektstruktur zudem komplex. Zeitintensiv + komplex bedeutet in der Praxis: teuer + fehleranfällig. Seit zwei Jahren arbeiten wir daran, den Faktor Zeit aus dieser Gleichung schrittweise zu reduzieren. Dafür setzen wir zunehmend Künstliche Intelligenz (KI) ein, die auf einzelne Aufgabenbereiche in der Objektbuchhaltung spezialisiert ist. Was hat uns dieser Umstieg bis heute gebracht?

Die Verarbeitung von Rechnungen sah bei uns lange Zeit so aus: Eine Rechnung kam rein, wurde dem richtigen Objekt und Konto zugeordnet. Danach geprüft und freigegeben oder der Kreditor ist informiert worden, dass die Rechnung korrigiert werden muss. Dann wurde sie manuell kontiert und gebucht. Anschließend in ein Überweisungsprogramm eingetippt und überwiesen. Abschließend wurde sie als eingescannte Datei dem Buchungssatz beigefügt sowie in einem physischen Belegordner abgeheftet. Dass wir Rechnungen teilweise per Post, teilweise per E-Mail bekamen, machte den Ablauf nicht schneller.

Keine Buchung ohne Beleg Ich habe lange darüber nachgedacht, wie wir diesen Prozess beschleunigen können, ohne die Buchhaltungs- und Abrechnungsqualität zu gefährden. Wir haben verschiedene Abläufe getestet, verworfen, neu gebaut und anhand von direktem Feedback aus dem Tagesgeschäft fortlaufend angepasst. Diese Iterationen waren deutlich aufwendiger und langwieriger, als ich anfangs dachte – aber sie haben sich gelohnt. Das ist der Prozess heute:

Alle Rechnungen gehen über eine zentrale Rechnungs-E-Mail ein. Eine darauf spezialisierte KI liest die Dokumente aus, erfasst die relevanten Informationen und überträgt sie automatisch in unsere Buchhaltungssoftware. Jetzt folgen zwei wichtige Arbeitsschritte:

Die vorerfassten Belege werden von einer Assistentin geprüft und anschließend kontiert. Die Rechnungen werden direkt im passenden Ordner digital abgelegt – revisionssicher, nachvollziehbar und jederzeit für Prüfungen abrufbar.

Eine Objektbuchhalterin übernimmt die finale Prüfung. Sie prüft die Kontierungen, bucht die Positionen nach den Regeln der doppelten Buchführung und löst die Zahlung aus – automatisch über das angebundene Banking-Programm, ohne erneutes Abtippen. Im Ergebnis? = Vier-Augen-Prinzip mit KI als Vorarbeiterin Der Prozess ist heute dreistufig, auf maximale Fehlerreduktion optimiert und Entlastet unsere Mitarbeiter. Ein netter Nebeneffekt: Weniger Ausfalltage.

Der größte Unterschied: Wir verbringen unsere Zeit nicht mehr mit Tipparbeit und Ablage, sondern mit fachlich relevanten Tätigkeiten – z. B. korrekten Kontierungen sauberen Buchungssätzen und der Frage, welche Kosten in welchem Maße umlagefähig sind. Durch diese Umverteilung erreichen wir heute: - 3× höhere Buchungsleistung pro Woche - weniger Fehler in Buchhaltung und Abrechnung - deutliche Entlastung im Tagesgeschäft Gleichzeitig minimieren wir teure Buchhaltungs- und Abrechnungsfehler, weil wir mehr Zeit für die Verbuchung haben.

Für den Jahresabschluss, die Einkommens-steuererklärung (Anlage V) und USt.-Voranmeldung (bei Gewerbe- oder gemischt genutzten Liegenschaften) benötigt der Steuerberater unsere Objektbuchhaltung mit sämtlichen Belegen. Früher war die Übergabe aufwendig und dauerte doppelt so lange wie heute. Heute läuft alles automatisiert über eine DATEV-Schnittstelle: Hinter jeder Buchung liegt ein gespeicherter Beleg, automatisch verknüpft und revisionssicher abgelegt.

Die Umstellung der Objektbuchhaltung auf KI-gestützte Prozesse ist zunächst mit deutlich spürbarem Aufwand verbunden: Prozesse müssen neu strukturiert, passende Softwarepartner sorgfältig ausgewählt, Systeme implementiert und Mitarbeitende geschult werden. All das erscheint zu Beginn wie eine klare Position auf der Soll-Seite. Mittel- und langfristig überwiegt die Haben-Seite, denn die Produktivität steigt, Abläufe werden zuverlässiger und die Umsatzrendite verbessert sich.