Die Auswahl des passenden Mieters ist bei jeder Neuvermietung eine der wichtigsten Entscheidungen für den Vermieter. Leerstand kostet Geld – ein unpassender Mieter oft deutlich mehr. Mietrückstände, Konflikte und zusätzlicher Verwaltungsaufwand im laufenden Mietverhältnis sind in der Praxis häufig die Folge einer unpassenden Mieterauswahl.

Wie wir Anfragen vorqualifizieren

Im Tagesgeschäft folgt unser Vermietungsprozess einer klaren Abfolge von Prüfschritten. Aus der Praxis heraus hat sich bei uns ein dreistufiger Prozess etabliert, mit dem wir das Risiko von Fehlentscheidungen bei der Wohnungsvergabe deutlich reduzieren. So richten wir den Blick früh auf die Interessenten, die zur Einheit und zur Liegenschaft passen und bei denen ein stabiles Mietverhältnis zu erwarten ist – geprägt von verlässlichen Mietzahlungen, einem pfleglichen Umgang mit der Immobilie und einem angenehmen, kooperativen Miteinander.

Schritt 1: Die erste Kontaktaufnahme

In unseren Inseraten machen wir deutlich, welche Angaben eine erste Nachricht idealerweise enthalten sollte: eine vernünftige Anrede und Grußformel, Vor- und Nachname sowie einige kurze Angaben zum Hintergrund der Anfrage. Mehr brauchen wir in dieser frühen Phase zunächst nicht. So können wir uns ein erstes Bild vom Interessenten machen, ohne bereits zu Beginn mehr Informationen abzufragen, als für eine erste Einordnung erforderlich sind.

Schritt 2: Digitale Mieterselbstauskunft

Passt die erste Anfrage, erhält der Interessent einen Link zu unserer digitalen Mieterselbstauskunft. Dort kann er seine Angaben strukturiert und zeitsparend an uns übermitteln.

Für diesen Schritt arbeiten wir mit einem spezialisierten Softwarepartner zusammen, der sicherstellt, dass der Prozess datenschutzgerecht aufgesetzt ist und laufend an aktuelle Anforderungen angepasst wird. Denn datenschutzrechtliche Vorgaben verlangen, dass im Vermietungsprozess nur die Informationen erhoben und verarbeitet werden, die für den jeweiligen Schritt tatsächlich erforderlich sind.

Die digitale Mieterselbstauskunft liefert uns die wesentlichen Informationen, um frühzeitig einschätzen zu können, ob der Interessent wirtschaftlich zur Einheit passt und ob ein stabiles Mietverhältnis zu erwarten ist. Geprüft werden dabei insbesondere drei Bereiche:

Finanzielle Tragfähigkeit
Wir prüfen das monatliche Nettoeinkommen und das Beschäftigungsverhältnis. Entscheidend ist für uns, ob die Mietbelastung in einem tragfähigen Verhältnis zum Einkommen steht (=Mietfaktor). Ist diese Belastung zu hoch, steigt das Risiko von Zahlungsausfällen und damit auch das wirtschaftliche Risiko für den Eigentümer.

Wirtschaftliche und rechtliche Vorgeschichte
Interessenten machen Angaben dazu, ob Mietrückstände, Räumungsverfahren oder laufende Insolvenzverfahren bestehen. Dieser Punkt ist in der Praxis relevant, weil er hilft, erkennbare Risiken frühzeitig einzuordnen.

Rahmenbedingungen des Mietverhältnisses
Wir fragen vorab Haushaltsgröße, Haustiere und eine mögliche gewerbliche Nutzung ab. So lässt sich früh prüfen, ob die Einheit zu den Rahmenbedingungen des Mietinteressenten passt und ob das geplante Mietverhältnis grundsätzlich stimmig ist.

Sind die Angaben stimmig, vereinbaren wir im nächsten Schritt einen Besichtigungstermin.

Schritt 3: Die Unterlagenprüfung nach der Besichtigung

Die Besichtigung rundet unseren Auswahlprozess ab und ergänzt die vorab erhobenen Informationen um den persönlichen Eindruck. In Verbindung mit der geprüften Mieterselbstauskunft können wir fundiert beurteilen, ob der Interessent sowohl zur Immobilie als auch zu einem stabilen Mietverhältnis passt.

Besteht nach der Besichtigung weiterhin Interesse an der Anmietung, fordern wir vom Mietinteressenten alle erforderlichen Unterlagen an. Dazu gehören unter anderem:

• Identitätsnachweis
• aktuelle SCHUFA-Auskunft
• die letzten drei Gehaltsabrechnungen beziehungsweise bei Selbstständigen geeignete Einkommensnachweise
• Arbeitgeberbescheinigung oder bei Selbstständigen und Freiberuflern ein geeigneter Nachweis der beruflichen Tätigkeit, etwa ein Handelsregisterauszug, eine Gewerbeanmeldung oder ein Nachweis der freiberuflichen Tätigkeit

Zusätzlich bestätigt der Interessent die zuvor gemachten Angaben aus der Mieterselbstauskunft nochmals als wahrheitsgemäß.

Warum das unsere Entscheidung zusätzlich absichert

Die digitale Mieterselbstauskunft schafft nicht nur Struktur im Auswahlprozess, sondern sichert unsere Entscheidung auch rechtlich zusätzlich ab. Werden zu wesentlichen Punkten falsche Angaben gemacht, kann das im Einzelfall rechtliche Folgen haben, wie z. B. eine außerordentliche fristlose Kündigung des Mietverhältnisses.

Im Ergebnis

Durch die mehrstufige Qualifizierung von Mietinteressenten reduzieren wir den Aufwand mit unqualifizierten Anfragen und besetzen freie Einheiten deutlich zielgerichteter. So steigt die Wahrscheinlichkeit, passende Mieter auszuwählen, die die Immobilie pfleglich behandeln und zu einem ruhigen Verlauf im laufenden Betrieb beitragen.