Ab einer gewissen Anzahl von vermieteten Immobilien werden Objektbuchhaltung und Nebenkostenabrechnungen zeitintensiv.
Je nach Mieter- und Objektstruktur steigt zudem die Komplexität.
Zeitintensiv + komplex = teuer + fehleranfällig in der Praxis.
Um den Zeitaufwand in dieser Gleichung zu reduzieren, setzen wir Künstliche Intelligenz (KI) ein, die auf einzelne Aufgabenbereiche in der Objektbuchhaltung spezialisiert ist.
Hintergrund
Die Verarbeitung von Rechnungen ist in der Verwaltung von vermieteten Liegenschaften ein aufwendiger Prozess. Dieser sieht bei vielen Hausverwaltungen so aus: eingehende Rechnungen werden einzeln zugeordnet, geprüft, kontiert, gebucht, überwiesen und anschließend sowohl digital als auch physisch abgelegt.
Rechnungen kommen zudem teilweise per Post, teilweise per E-Mail, was den Ablauf nicht schneller macht.
Der Umstieg
Bei uns sah die Rechnungsverarbeitung lange Zeit ähnlich aus. Ich habe viel Zeit investiert, um diesen Prozess so zu optimieren, dass wir mehr Rechnungen in kürzerer Zeit und in höherer Ausführungsqualität verarbeiten können. Ausführungsqualität heißt in diesem Zusammenhang, die Fehlerquote und somit spätere Korrekturen auf ein Minimum zu reduzieren.
Dafür haben wir verschiedene Ideen getestet, verworfen, neu entwickelt und anhand von direktem Feedback aus unserem Tagesgeschäft angepasst. Dieser Prozess war wesentlich aufwendiger, als ich anfangs dachte. Bis der Umstieg in der Praxis funktionierte und konstant fehlerfreie Ergebnisse lieferte, dauerte es Monate und erforderte viel Denkarbeit.
Ergebnis
Bis zu 3x mehr Rechnungen in derselben Zeit buchen und archivieren
Maßgebend dafür ist ein dreistufiger Ablauf, der auf maximale Fehlerreduktion und Entlastung unserer Mitarbeiter optimiert ist:
Stufe I: Automatische Erfassung durch KI
Alle Rechnungen gehen über eine zentrale Rechnungs-E-Mail ein.
Eine darauf spezialisierte KI liest die Dokumente aus, erfasst die relevanten Informationen und überträgt sie automatisch in unsere Buchhaltungssoftware.
Stufe II: Prüfung der Auslese und Kontierung durch Mitarbeiterin
Die vorerfassten Belege werden von einer Mitarbeiterin geprüft und anschließend kontiert. Die Rechnungen werden direkt im passenden Ordner digital abgelegt – revisionssicher, nachvollziehbar und jederzeit für Prüfungen abrufbar.
Stufe III: Finale Prüfung und Buchung durch Objektbuchhalterin
Eine Objektbuchhalterin übernimmt die finale Prüfung. Sie prüft die Kontierungen, bucht die Rechnungen in doppelter Buchführung und löst die Zahlung aus – automatisch über das angebundene Banking-Programm, ohne erneutes Abtippen.
= Vier-Augen-Prinzip mit einer spezialisierten KI als Vorarbeiterin.
Wir verbringen unsere Zeit nicht mehr mit Tipparbeit und Ablage, sondern mit fachlich relevanten Tätigkeiten – z. B. korrekten Kontierungen, sauberen Buchungssätzen und der Frage, welche Kosten in welchem Maße umlagefähig sind. Damit minimieren wir teure Buchhaltungs- und Abrechnungsfehler.
Bessere Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Für den Jahresabschluss, die Einkommensteuererklärung (Anlage V) und die USt.-Voranmeldung (bei Gewerbe- oder gemischt genutzten Liegenschaften) benötigt der Steuerberater unsere Objektbuchhaltung mit sämtlichen Belegen.
Früher dauerte die Übergabe doppelt so lange wie heute, weil die Übermittlung von Rechnungen und Belegen aufwendig war.
Heute erfolgt die Übergabe digital über eine DATEV-Schnittstelle: Jeder Buchung ist der entsprechende Beleg direkt zugeordnet.
Fazit aus der Praxis
Die Umstellung der Objektbuchhaltung auf KI-gestützte Prozesse ist anfangs mit hohem Aufwand verbunden: Prozesse müssen neu strukturiert, passende Softwarepartner sorgfältig ausgewählt, Systeme implementiert und Mitarbeitende geschult werden.
Mittel- und langfristig überwiegt jedoch der wirtschaftliche Ertrag, da Produktivität und Prozessqualität steigen und sich die Umsatzrendite verbessert.
