Aus Sicht eines Vermieters sollten die Nettokaltmieten regelmäßig nach oben angepasst werden. Der Grund ist nicht Gewinnmaximierung, sondern dass gleichbleibende Mieteinnahmen jährlich an Wert verlieren (=Inflation), während die nicht umlagefähigen Kosten steigen, die dauerhaft aus eigener Liquidität gezahlt werden müssen.

Wie wir als Bestandshalter diesem Marktumfeld begegnen, dazu mehr unten im Fazit.

Schauen wir uns zunächst die beiden Treiber hinter steigenden Nettokaltmieten an.

A. Inflation: Die gezielte Entwertung des Geldes

Schaut man sich den allgemeinen Konsens führender Ökonomen und Zentralbanken an, gilt eine Inflationsrate von rund 2 % pro Jahr als gewollt und wirtschaftlich sinnvoll. Sie soll Investitionen fördern, Konsum anregen und Deflation verhindern. Um dieses Ziel zu erreichen, wird die Geldmenge dauerhaft ausgeweitet – mit der Konsequenz, dass jede einzelne Geldeinheit an Wert verliert.

Die Inflation wirkt langsam, aber dauerhaft. Bleibt die Nettokaltmiete nominal gleich (=der bei Abschluss des Mietvertrages vereinbarte Mietzins), sinkt ihr realer Wert – Jahr für Jahr.

Gleichzeitig steigen Handwerker- und Verwaltungskosten. Die Inflation verstärkt damit den wirtschaftlichen Druck auf Bestandsimmobilien.

Damit kommen wir zum 2. Faktor, der den Anstieg der Nettokaltmieten beeinflusst.

B. Kostensteigerungen nicht umlagefähiger Kosten

In der Buchhaltung vermieteter Immobilienbestände gibt es zahlreiche Kostenpositionen, die nicht über die Betriebs- oder Heizkostenabrechnung auf Mieter umgelegt werden dürfen. Diese Kosten steigen jedes Jahr und müssen von Vermietern aus laufender Liquidität bezahlt werden.

Den zahlreichen Kostenpositionen stehen in der Vermietung und Verpachtung nur wenige Einnahmekonten gegenüber – im Wesentlichen die Mieterlöse, die im DATEV-SKR 03 VuV auf Erlöskonten im Bereich 8105 ff. verbucht werden.

Die Liste steigender nicht umlagefähiger Kosten ist lang. In der Praxis relevant sind z. B.:

I. Verwaltungskosten

• Administration, Mitarbeiter, Büroräume und -ausstattung
• IT-Infrastruktur und Digitalisierung (Software, Server, Lizenzen, IT-Dienstleister)
• Erfüllung neuer gesetzlicher und datenschutzrechtlicher Vorgaben

Ausnahme: Bei Gewerbemietverträgen können Verwaltungskosten umlagefähig sein, wenn dies im Mietvertrag vereinbart wurde.

II. Kosten für Objektbuchhaltung und Steuerberatung

• laufende Buchhaltung und Auswertung von Objekt-Kennzahlen
• Erstellung und Versand von Betriebs- und Heizkostenabrechnungen inklusive der zeitintensiven Bearbeitung von Rückfragen und Prüfungen durch Mieter, Anwälte, Mietervereine oder Nebenkostenprüfer.
• Steuerberatung und Jahresabschluss

III. Handwerkerkosten für Instandsetzung und Instandhaltung

• Reparaturen an Gebäudeteilen
• Austausch defekter Bauteile
• laufende Instandhaltungsmaßnahmen

(Diese Kosten sind nicht umlagefähig, mit wenigen eng begrenzten Ausnahmen).

IV. Kosten der Heizungsanlage außerhalb des laufenden Betriebs

• Reparaturen und Instandsetzungen
• Austausch oder Erneuerung von Anlagenteilen

(Umlagefähig sind nur laufende Betriebskosten wie Brennstoff oder regelmäßige Wartung – nicht jedoch Reparaturen oder Erneuerungen).

Viele dieser Kosten sind als Werbungskosten voll abzugsfähig und mindern die zu versteuernden Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. In der Praxis werden Rechnungen schnell bezahlt und wirken sich somit direkt auf die Liquidität aus. Die steuerliche Entlastung kommt erst zeitversetzt.

Dazu zwei Beispiele aus der Praxis:

Praxisbeispiel 1: Wenn die Heizung ausfällt

In einem Wohn- und Geschäftshaus mit 15 Einheiten fällt im Winter, trotz regelmäßiger Wartung, die Heizungsanlage aus. Eine Reparatur ist unumgänglich, um die Versorgung der Mieter sicherzustellen.

Der Heizungsbetrieb tauscht zwei Umwälzpumpen aus, erneuert eine Zündung am Brenner und berechnet aufgrund eines Feiertags einen Notdienstzuschlag.

Rechnung (brutto): 3.500 €
Enthaltene Umsatzsteuer (19 %): ca. 559 €
Nettobetrag: ca. 2.941 €
Zahlungsziel: sofort

Die Kosten sind:

• nicht umlagefähig
• steuerlich abzugsfähig als Instandsetzungsaufwand

Der Vermieter zahlt die 3.500 € sofort aus eigener Liquidität.

Umsatzsteuer: 30 % Vorsteuerabzug

Das Objekt erzielt zu 30 % umsatzsteuerpflichtige Mieteinnahmen (Gewerbeanteil). Daher können 30 % der Vorsteuer geltend gemacht werden:

• Vorsteuer gesamt: ca. 559 €
• abzugsfähig (30 %): ca. 168 €
• nicht abzugsfähig: ca. 391 €

Der Vorsteuerabzug erfolgt zeitversetzt mit der nächsten USt.-Voranmeldung.

Auswirkung auf Liquidität

• Sofortiger Abfluss: 3.500 €
• Späterer Rückfluss Vorsteuer: ca. 168 €
• Netto-Belastung: ca. 3.332 €

Auswirkung auf das zu versteuernde Ergebnis (Anlage V)

Für die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung zählt der Nettoaufwand zuzüglich nicht abzugsfähiger Umsatzsteuer:

• abzugsfähiger Aufwand: Nettokosten 2.941 €
• nicht abzugsfähige USt. ca. 391 € = ca. 3.332 €

Dieser Betrag mindert den steuerpflichtigen Überschuss aus Vermietung und Verpachtung.

Bei einem angenommenen Grenzsteuersatz von 40 % ergibt sich:

• Steuerentlastung: ca. 1.333 € (40 % von 3.332 €)
• Verbleibende wirtschaftliche Belastung: ca. 1.999 €

Einordnung

Mehr als die Hälfte der Kosten trägt der Vermieter dauerhaft selbst. Die Liquidität ist sofort gebunden, die steuerliche Entlastung und der Vorsteuerabzug wirken erst später und nur anteilig.

Auch bei steuerlicher Absetzbarkeit und Vorsteuerabzug bleibt eine Heizungsreparatur eine nicht umlagefähige Kostenposition, die aus den Nettokaltmieten des jeweiligen Mietobjektes finanziert wird.

Praxisbeispiel 2: Wenn die gesetzliche Abschreibungspflicht dazukommt

Ein Vermietungs- und Verpachtungsunternehmen mit eigenem Handwerkerteam kauft einen neuen Kastenwagen für Instandhaltungsarbeiten.

• Bruttokaufpreis: 48.000 €
• enthaltene USt. (19 %): ca. 7.664 €
• Nettokaufpreis: ca. 40.336 €
• Zahlung: sofort per Überweisung
• Abschreibungsdauer: 6 Jahre (Kraftfahrzeug, AfA-Tabelle)

Umsatzsteuer: 30% Vorsteuerabzug

Das Unternehmen erzielt 30 % umsatzsteuerpflichtige Mieteinnahmen. Daher können 30 % der Vorsteuer geltend gemacht werden:

• Vorsteuer gesamt: ca. 7.664 €
• abzugsfähig (30 %): ca. 2.300 €
• nicht abzugsfähig: ca. 5.364 €
• Zeitpunkt: mit der nächsten USt.-Voranmeldung

Auswirkung auf Liquidität

• Sofortiger Abfluss: 48.000 €
• Späterer Rückfluss Vorsteuer: ca. 2.300 €
• Netto-Belastung: ca. 45.700 €

Abschreibung: Warum die Kosten steuerlich nicht sofort wirken

Ein Kastenwagen zählt steuerlich zu den abschreibungspflichtigen Wirtschaftsgütern. Die gesetzlich vorgegebene Nutzungsdauer beträgt 6 Jahre.

Das bedeutet:

• Der Nettokaufpreis von ca. 40.336 € darf nicht sofort als Aufwand angesetzt werden.
• Stattdessen wird er gleichmäßig über 6 Jahre verteilt.
• Jährliche Abschreibung: ca. 6.700 € pro Jahr

Auswirkung auf das zu versteuernde Ergebnis (Anlage V)

Für die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung wirkt im ersten Jahr nur:

• Abschreibung: ca. 6.700 €
• zzgl. nicht abzugsfähige USt.: ca. 5.364 €
• steuerlich wirksamer Aufwand im Jahr 1: ca. 12.064 €

Bei einem angenommenen Grenzsteuersatz von 40 % ergibt sich:

Steuerentlastung im Jahr 1: ca. 4.800 €

Einordnung
Der Vermieter hat 48.000 € sofort bezahlt, steuerlich wirkt aber nur ein Bruchteil der Kosten im ersten Jahr. Der Rest verteilt sich über die nächsten fünf Jahre. Im Gegensatz zu sofort abzugsfähigen Kosten wirkt die steuerliche Entlastung hier also deutlich langsamer und nur in kleinen Jahresbeträgen. Das führt dazu, dass größere Investitionen die Liquidität im Anschaffungsjahr vollständig belasten, während der steuerliche Effekt erst später und nur anteilig greift.

Fazit: Ein Balanceakt

Dass Nettokaltmieten langfristig steigen müssen, ist keine Rendite-Fantasie, sondern wirtschaftliche Realität. Vermieter und Bestandshalter müssen kontinuierlich investieren, um Gebäude funktionsfähig, sicher und zeitgemäß zu halten.

Viele dieser Kosten sind nicht umlagefähig und müssen aus laufender Liquidität oder über Finanzierungen bezahlt werden. Da die Nettokaltmiete die zentrale Erlösquelle ist, müssen sich steigende Kosten zwangsläufig dort widerspiegeln.

Gleichzeitig darf Wohnen kein Luxusgut werden. Der Gesetzgeber setzt deshalb klare Grenzen für Mieterhöhungen und schützt Mieter durch umfangreiche Regelungen.

Für Vermieter bedeutet das: Kosten kennen, Objekt-Kennzahlen im Blick behalten, Rücklagen aufbauen – und Nettokaltmieten maßvoll, rechtssicher und wirtschaftlich sinnvoll anpassen.

Wie wir es in unserer eigenen Bestandshaltung machen
Die meisten unserer Mietverträge sind indexiert – nicht, um Mieten automatisch nach oben zu ziehen, sondern um eine faire und nachvollziehbare Basis für langfristige Mietverhältnisse zu schaffen. Gleichzeitig ist es unsere Aufgabe, den wirtschaftlichen Wert jeder einzelnen Liegenschaft dauerhaft zu sichern, der maßgeblich von der Entwicklung der Nettokaltmieten abhängt.

In der Praxis gibt es Einheiten, die schwierig zu vermieten sind, z. B. zu große Wohnungen oder Häuser und Gewerbeflächen, die bestimmte Anforderungen nicht erfüllen. Zum anderen gibt es Mieter, bei denen absehbar ist, dass eine Anpassung nicht tragbar ist. Ob und in welchem Umfang eine Anpassung erfolgt, ist bei uns eine Einzelfallentscheidung.

Gleichzeitig schaffen wir mit der Indexierung unserer Mietverträge die notwendige rechtliche Grundlage, um Mieten anpassen zu können, wenn es wirtschaftlich erforderlich wird. Nicht automatisch, sondern dann, wenn die Rahmenbedingungen es verlangen.

(Hinweis: Die Inhalte dieses Blogs dienen ausschließlich der allgemeinen Information und geben Erfahrungen aus dem operativen Tagesgeschäft des Autors wieder. Sie stellen keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Eine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität wird nicht übernommen.)