Kaufmännische Hausverwaltung, deutschlandweit und digital: Nebenkostenabrechnung und Objektbuchhaltung für Vermieter

Von Claudio A. Römer, M. Sc., Geschäftsführer · Stand: November 2026

Sie kümmern sich vor Ort um Ihr Haus. Wir übernehmen Abrechnung, Buchhaltung und Mahnwesen.

Mit dem Basispaket geben Sie die kaufmännische Verwaltung Ihrer Mehrfamilien-, Wohn- und Geschäftshäuser komplett an uns ab: Betriebs- und Heizkostenabrechnungen, Objektbuchhaltung für Ihren Steuerberater und die monatliche Kontrolle aller Mieteingänge. Weil alles digital läuft, betreuen wir Vermieter in ganz Deutschland.

Was übernehmen wir im Basispaket?

• Betriebs- und Heizkostenabrechnungen für alle Mieter, inklusive Anpassung der Vorauszahlungen und Klärung der Rückfragen mit Belegeinsicht
• Objektbuchhaltung nach DATEV-SKR03-VuV, digital übergeben an Ihren Steuerberater, jede Buchung mit dem passenden Beleg
• Archivierung sämtlicher Rechnungen und Belege
• OPOS und Mahnwesen: Wir gleichen jeden Monat alle Mieteingänge mit den Sollmieten ab. Fehlt eine Zahlung, erinnern und mahnen wir.
• Indexmieten: Indexierte Kaltmieten passen wir fristgerecht an.
• Kaufmännische Mieteranfragen beantworten wir für Sie.
• Vorlagen für vor Ort: Für Ihre Termine vor Ort stellen wir Ihnen Vorlagen für Mietverträge sowie Übergabe- und Abnahmeprotokolle zur Verfügung. Das Ausfüllen übernehmen wir auf Wunsch als kaufmännische Sonderleistung nach Aufwand.

Ihre Rechnungen und Belege schicken Sie uns einfach per E-Mail an unsere Buchhaltung. Die Adresse erhalten Sie zum Start der Zusammenarbeit. Wir buchen und archivieren alles, Sie müssen nichts sortieren.

Dazu gehört, Fristen im Blick zu behalten, etwa die Umrüstung auf fernablesbare Zähler bis Ende 2026.

Was bleibt bei Ihnen?

Alles, was vor Ort passiert: technische Anfragen Ihrer Mieter, Reparaturen, Wartungen und Besichtigungen. Dabei stehen Sie nicht allein da: Die Vorlagen für Mietverträge sowie Übergabe- und Abnahmeprotokolle bekommen Sie von uns. Das Basispaket ist für Vermieter gemacht, die vor Ort selbst präsent sein möchten, aber keine Abende mehr mit Abrechnungen und Kontoauszügen verbringen wollen.

Was kostet das Basispaket?

Ab 25 Euro netto je Einheit und Monat (29,75 Euro brutto), mindestens 125 Euro netto (148,75 Euro brutto) je Liegenschaft und Monat.

Ein Beispiel mit dem Einstiegspreis: Für ein Haus mit 8 Einheiten zahlen Sie 8 × 25 Euro = 200 Euro netto im Monat. Für ein Haus mit 4 Einheiten greift das Mindesthonorar von 125 Euro netto. Den genauen Preis kalkulieren wir nach dem Erstgespräch, abhängig von Anzahl und Art der Einheiten. Alle Pakete und Stundensätze finden Sie unter Kosten und Leistungen.

Verwaltungskosten sind für Sie als Eigentümer sofort absetzbare Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung.

Warum Buchhaltung und Abrechnung von uns?

Seit 1979 sind wir als Bestandshalter von Wohn-, Gewerbe- und gemischt genutzten Mietobjekten aktiv. Unser eigener Bestand umfasst bis heute eine dreistellige Anzahl an Mietern im Ruhrgebiet und in Westfalen. Objektbuchhaltung, Nebenkostenabrechnung und Dokumentenarchiv haben wir Schritt für Schritt vom Steuerberater und von Dienstleistern ins eigene Haus geholt. Genau diese Abläufe nutzen Sie mit dem Basispaket.

Wann passt Plus oder Premium besser?

Wenn Ihr Haus im Umkreis von 60 km um Unna liegt und Sie sich um nichts mehr kümmern möchten, übernehmen wir mit Plus auch Mieteranfragen, Reparaturen, Prüffristen und Objektbegehungen. Mit Premium holen wir zusätzlich mehr Ertrag aus Ihrem Bestand: mit einem Ertragsplan für jedes Objekt, Mieterhöhungen und der Prüfung der Betriebs- und Heizkosten. Alle drei Pakete im Vergleich stehen unter Kosten und Leistungen.

So einfach ist der Wechsel zu uns

• Erstgespräch: Wir lernen Sie, Ihre Objekte und Ihre Anforderungen kennen: telefonisch oder per Video, kostenfrei und unverbindlich.
• Angebot und Besprechung: Sie erhalten ein Angebot, das zu Ihrem Bestand passt. Wir gehen es gemeinsam mit Ihnen Punkt für Punkt durch.
• Onboarding: Wir übernehmen alle Unterlagen und digitalisieren sie vollständig. Die Übergabe mit Ihrer bisherigen Verwaltung koordinieren wir für Sie.

Um die Unterlagen kümmern wir uns. In der Regel dauert die vollständige Übernahme zwei bis vier Wochen.

Häufige Fragen

Kann ich das Basispaket buchen, wenn mein Haus weit von Unna entfernt liegt?

Ja. Das Basispaket läuft vollständig digital und ist deshalb deutschlandweit buchbar. Plus und Premium mit Betreuung vor Ort bieten wir im Umkreis von 60 km um Unna an.

Wer kümmert sich um Reparaturen und technische Anfragen der Mieter?

Im Basispaket Sie selbst. Wir beantworten die kaufmännischen Rückfragen Ihrer Mieter, technische Anliegen bleiben bei Ihnen.

Wie kommen Rechnungen und Belege zu Ihnen?

Per E-Mail an unsere Buchhaltung. Die Adresse erhalten Sie zum Start der Zusammenarbeit. Wir buchen jeden Beleg, ordnen ihn der richtigen Liegenschaft zu und archivieren ihn digital.

Kann mein Steuerberater mit der Buchhaltung arbeiten?

Ja. Wir buchen nach DATEV-SKR03-VuV und übergeben die Buchhaltung digital an Ihren Steuerberater, jede Buchung mit dem passenden Beleg.

Wie werden die Mieteinnahmen verwaltet?

Für jedes Objekt wird ein Konto auf Ihren Namen geführt, für das Sie uns Vollmacht erteilen. Ihre Gelder bleiben von unserem Vermögen getrennt.

Wie lange sind die Vertragslaufzeiten?

Wahlweise unbefristet mit einer Kündigungsfrist von einem Monat zum Monatsende oder befristet für bis zu zwei Jahre. Danach läuft der Vertrag unbefristet weiter und ist mit einem Monat zum Monatsende kündbar.

Sie möchten Abrechnung und Buchhaltung abgeben?

Wie das für Ihre Häuser aussehen kann, besprechen wir gerne in einem unverbindlichen Erstgespräch.

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